Nous avons toutes les réponses dont vous avez besoin
Questions posées fréquemment
Introduction
Vous rencontrez des difficultés ?+–
Nous avons compilé l’ensemble des réponses de tous les points bloquants du portail Basware. Si parmi tous les sujets cités dans cette F.A.Q, vous ne trouvez pas votre réponse, contactez-nous via le formulaire en bas.
Dématérialisation déjà en place !
J’ai déjà un compte Basware !+–
Vous avez déjà un compte alors rien de plus simple vous n’avez rien à faire, sauf envoyer votre facture à l’adresse mail indiquée par Sopra Banking Software.
Bien évidemment vous devez envoyer vos factures depuis votre mail enregistré dans Basware lors de votre première connexion.
Les adresses mails d’envoi des factures sont les suivantes :
– Sopra Banking Software France : [email protected]
– Sopra Banking Software Belgium : [email protected]
– Sopra Banking Software Luxembourg : [email protected]
– Sopra Banking Software Netherlands BV : [email protected]
– Sopra Banking Software Morocco : [email protected]
– Sopra Banking Software Tunisie : [email protected]
– Sopra Banking Software Cameroun : [email protected]
– Sopra Banking Software Cote d’Ivoire : [email protected]
Nous envoyons déjà nos factures de façon dématérialisée. Qu’est ce qui change pour nous ?+–
Qu’entend-on lorsque l’on parle de dématérialisation de facture :
La dématérialisation de facture : consiste à faire passer des documents en papier à un support numérique/électronique. Depuis quelques années les factures sont dématérialisables (pdf) en gardant une valeur fiscale. Ainsi les entreprises envoient leurs factures par mail, cela permet un gain de papier, frais postaux…
Basware est un outil vous permettant l’automatisation du traitement de vos factures mais également de nos bons de commande. Les pièces comptables sont envoyées sur une adresse générique.
Par un procédé informatique, commande et facture sont analysées pour permettre le rapprochement/ correspondance et déclencher l’ordre de paiement.
Création de compte
Je souhaite créer un compte sur Basware mais …Je bloque au niveau de la création du compte. Comment faire ?+–
En général il y a 2 oublis assez courant et qui bloquent la création du compte, il faut un mot de passe correctement construit et cocher les conditions générales d’utilisation, donc à vous de vérifier ces 2 points.
Création du mot de passe : lors de la création de votre mot de passe qui doit contenir 10 caractères, dans la liste, tous les critères doivent passer en vert, sans cela la création ne se fera pas et vous aurez un message d’erreur.
– Exemple ci-dessous, le mot de passe n’est pas bon, 2 critères ne sont pas respectés. (10 caractères et un chiffre).
– Vérifiez que vous avez bien coché les conditions générales du service de Basware portal.
Vous n’avez pas envoyé de commande à notre société depuis un an !+–
Certaines commandes sont annuelles, dans ce cas vous pouvez faire vos démarches sur Basware et le jour d’une commande, vous et nous serons prêts.
Néanmoins vous pouvez faire cette inscription quand vous le souhaitez. Il faudra anticiper votre inscription à la prochaine négociation.
Autre opérateur
Externalisation de ma comptabilité, partenariat avec d’autres systèmes.+–
Basware possède un réseau de partenaires spécialistes de la facturation électronique vous permettant d’être relié à des millions d’entreprise.
Techniquement : Vous utilisez un autre opérateur de service pour envoyer vos factures, vous devez donc signaler à votre opérateur que la société Sopra Banking Software est utilisatrice de Basware. Cet opérateur se chargera alors de nous adresser directement vos factures électroniques dans Basware.
Cette interopérabilité est possible à condition que votre opérateur soit compatible avec Basware, vous trouverez la liste des nombreux partenaires en cliquant sur ce lien.
Rejet de mon mail
J’ai envoyé ma facture et le contrat à l’adresse : [email protected]+–
Vous ne devez en aucun cas envoyer vos factures via cette adresse, elles ne seront pas traitées ou transférées. Elle n’a pas vocation également à traiter des sujets commerciaux ou contractuels, merci de vous rapprocher de vos interlocuteurs habituels au sein de SBS.
La team du support provide est là pour vous informer des nouvelles procédures de facturation et vous guider dans votre inscription sur Basware.
Je veux déposer mes factures sur votre site mais ça ne fonctionne pas !+–
On ne peut pas déposer de facture sur le portail Basware, l’accès à ce portail vous permet uniquement de vous inscrire et de mettre à jour vos informations.
Pendant l’enregistrement de votre compte vous aurez la possibilité de choisir entre 2 options :
– Envoyer les factures PDF par e-mail (recommandé).
– Création de vos factures directement en ligne sur le portail Basware.
Rejet de mon email, car il a été envoyé depuis une adresse non enregistrée alors que j’ai fait les démarches sur Basware.+–
Effectivement, lors de l’enregistrement de vos paramètres, on vous demande d’enregistrer la ou les adresses électroniques à partir desquelles vous enverrez les factures. Le service rejette les factures envoyées depuis une adresse électronique non enregistrée au départ.
– Exemple : si vous avez renseigné le volet « adresse électronique d’envoi de factures » avec votre adresse mail Florence@…. Et que Béatrice effectue l’envoi des factures depuis sa boite mail Béatrice@… Cela ne fonctionnera pas.
Vous êtes dans ce cas ? Reconnectez-vous sur Basware et enregistrez une seconde adresse voire une 3ème et ainsi pouvoir envoyer vos factures depuis ces adresses.
Problème technique sur facture : J’ai un message : « Le délimiteur décimal est incorrect » (je ne sais pas ce qu’est le “délimiteur décimal”…)+–
Le délimiteur décimal est la virgule pour un montant, si sur votre facture il y a un point au lieu de la virgule la facture sera rejetée.
Problème PDF et PDF texte : J’ai un message « Aucun texte n’a pu être extrait de la facture. Vérifiez que les données de la facture sont stockées au format texte sur la facture PDF »+–
Basware lit le texte des factures envoyées au service par voie électronique. Par conséquent, la facture PDF ne doit pas contenir de données de facture au format image.
Assurez-vous que la facture est lisible par machine. Lisible par machine signifie que le fichier PDF est sélectionnable et consultable.
Le document ne doit pas être/avoir :
– Image scannée.
– Donnée manuscrite.
– Informations au format image.
Comment créer un fichier PDF lisible ?+–
Le moyen le plus simple consiste à utiliser la fonctionnalité standard d’exportation au format pdf dans Microsoft Word.
Doublon – message d’erreur : Le numéro de document en double F…du…. pour Sopra Steria a été rejeté !+–
« Vous nous avez envoyé le document mentionné ci-dessus.
Le destinataire a envoyé un mail de notification, informant que le(s) numéro(s) de note de crédit/facture est(sont) en double et doit (doivent) vous être renvoyé(s).
La première note de crédit/facture portant ce(s) numéro(s) a été traitée avec succès et envoyée au destinataire. »
Si vous recevez ce message, comme indiqué vous n’avez rien à faire, le processus de rapprochement entre cette facture et la commande a débuté sur le premier document présenté.
Information manquante : vous recevez un message automatique indiquant le manque du numéro de PO « Purchase order ». (Bon de commande)+–
Vous devez impérativement inscrire sur votre facture le n° de PO sans cela le rapprochement est impossible, le système ne retrouvera par la commande SBS en lien avec votre facture.
Pour renvoyer la facture avec le numéro de PO, vous devez impérativement modifier votre numéro de facture (selon votre numérotation interne), dans le cas contraire votre facture sera considérée comme un doublon et rejetée de nouveau.